1. TINDVEDS behandling av personopplysninger

TINDVED behandler personopplysninger om privatklienter, kontaktpersoner hos virksomhetsklienter, leverandører og samarbeidspartnere, samt personer som er involvert i de sakene vi håndterer på vegne av andre.

a) Etablering av klientforhold (GDPR art 6c - rettslig forpliktelse - og art 6f - interesseavveining: TINDVEDs interesse i å opptre etisk)

Når TINDVED kontaktes av en klient, følger det av Regler for god advokatskikk at TINDVED må kontrollere at TINDVED er uavhengig i forhold til det saken gjelder. Slik konfliktavklaring må gjennomføres før TINDVED eventuelt kan påta seg oppdraget. Konfliktavklaring vil kunne innebære behandling av personopplysninger hvor TINDVED tar saker for privatklienter, eller hvor privatpersoner er motpart eller har en annen relevant tilknytning til saken. I disse tilfellene er opplysningene normalt begrenset til navn og hva saken gjelder.

b) Hvitvaskingsloven (GDPR art 6 c - rettslig forpliktelse)

TINDVED foretar kundekontroll der det er nødvendig etter hvitvaskingsloven. I så fall bruker vi passinformasjon og adresse.

c) Oppdragsregistrering (GDPR art 6f - interesseavveining: TINDVEDS interesse i å kommunisere med klient - og 6b - avtale)

Dersom TINDVED påtar seg oppdraget, registrerer vi kontaktinformasjon. For TINDVEDs virksomhetsklienter registreres normalt navn, telefonnummer og e-postadresse til kontaktpersoner i
virksomheten. For privatklienter registrerer vi klientens navn, telefonnummer, adresse og e-postadresse.

d) Sakshåndtering (GDPR art. 6f - interesseavveining: TINDVEDs interesse i å utføre advokattjenester, 6b – avtale - og art 9f – rettskrav, jf personopplysningsloven §11)

Når TINDVED påtar seg advokatoppdrag behandler TINDVED vanligvis personopplysninger, for eksempel om privatklient, om eiere av eller ansatte i virksomhetsklient eller motpartens virksomhet, motpartens advokater, vitner og eventuelle andre som er involvert i eller berørt av saken.

Opplysningene følger typisk av dokumenter TINDVED utarbeider eller får i forbindelse med saken, som e-poster og brev, avtaler, notater og prosesskriv. Det hender også at TINDVED mottar sensitive personopplysninger, for eksempel helseopplysninger i bestemte typer tvister, eller opplysninger om lovbrudd i saker om økonomisk kriminalitet.

e) Arkivering (GDPR art 6f - interessavveining: TINDVEDs interesse i å oppfylle klientens behov og art 9f – rettskrav, jf personopplysningsloven § 11)

TINDVED oppbevarer sakens dokumenter, brev og e-postkorrespondanse, etter at oppdraget er avsluttet. Disse overføres etter hvert til et elektronisk og/eller fysisk arkiv. Arkivering er nødvendig fordi det av og til er behov for å hente frem tidligere saker til bruk i for eksempel senere sak. Det hender også at klienten har behov for tilgang til slik informasjon.

f) Fakturering (GDPR art 6f - interessavveining: TINDVEDs interesse i å fakturere og art 6b - avtale)

TINDVED registrerer medgått tid og kostnader i saken i et eget saksbehandlings – og regnskapssystem. TINDVED bruker da de kontaktopplysningene TINDVED har mottatt fra klient.

g) Markedsføring (GDPR art 6f - interesseavveining: TINDVEDS interesse i å gi informasjon om TINDVEDs tjenester, jf makredsføringsloven § 15 (3), og art 6a – samtykke - jf markedsføringsloven § 15 (1))

Det hender at TINDVED sender ut nyhetsbrev og arrangementsinvitasjoner per e-post til kontaktpersoner hos klienter vi bistår og har bistått i løpet av de siste tre årene, og til andre som har bedt om  dette. Mottaker av slike nyhetsbrev og invitasjoner kan melde seg av ved å ta kontakt med TINDVED på post@tindved.com.

h) Leverandører og samarbeidspartnere (GDPR 6f - interesseavveining: TINDVEDs interesse i å ha kontakt med egne leverandører og samarbeidspartnere)

TINDVED benytter leverandører og samarbeidspartnere i forbindelse med TINDVEDs virksomhet. TINDVED registrerer normalt navn, telefonnummer og e-postadresse til kontaktpersoner hos disse.

2. Deling av opplysninger

TINDVEDs advokater og medarbeidere er underlagt taushetsplikt, og all informasjon TINDVEDs medarbeidere blir kjent med i forbindelse med oppdrag håndteres konfidensielt. Personopplysninger blir bare delt med domstoler, motparter og andre rådgivere der dette er nødvendig for å utføre oppdraget. I tillegg vil TINDVEDs leverandører av IT-tjenester og saksbehandlingssystemer kunne ha tilgang til personopplysninger, dersom det er nødvendig for den jobben de gjør for TINDVED. TINDVED inngår avtaler med egne leverandører, som sikrer at disse ikke bruker opplysninger til får tilgang til for egne formål.

3. Lagringstid

TINDVED lagrer personopplysninger så lenge det er nødvendig for å oppfylle de formål som fremgår av personvernerklæringen. Det innebærer i hovedsak følgende lagringstid for ulike formål:

• Saksopplysninger: 20 år.
• Opplysninger om klienters kontaktpersoner: 5 år etter klientforholdet er avsluttet.
• Opplysninger innhentet for hvitvaskingsformål: 5 år.
• Fakturaopplysninger: 5 år.
• Navn og epostadresse for dem som har samtykket til å motta nyhetsbrev: Inntil santykket trekkes tilbake.

4. Dine rettigheter

Du har rettigheter knyttet til TINDVEDs lagring av dine personopplysninger, bl.a.:

a) Rett til innsyn i registrerte opplysninger

Privatklient har rett til innsyn i saksopplysninger, som gjelder oppdrag TINDVED har utført for deg. På grunn av vår lovbestemte taushetsplikt, vil andre ikke ha krav på slikt innsyn.

b) Rett til å be om at opplysninger rettes eller slettes

Du kan be om at vi retter eller sletter personopplysninger om deg. En slik anmodning vil ikke bli etterkommet dersom TINDVED eller TINDVEDs klient mener opplysningene er riktige, eller TINDVED fortsatt har et behov for å oppbevare opplysningene.

c) Rett til overføring av opplysninger om deg

Du kan be å få overført personopplysninger om deg i et alminnelig, maskinlesbart format.

d) Rett til å protestere

Du har rett til å protestere mot TINDVEDs behandling av personopplysninger om deg, dersom din særlige situasjon tilsier det. Du kan også motsette deg at vi bruker opplysninger om deg til markedsføring.

e) Rett til å klage

Du kan klage til Datatilsynet dersom du er uenig i måten vi behandler dine personopplysninger på.

5. Endringer i personvernerklæringen

TINDVED oppdaterer personvernerklæringen ved behov. Siste versjon vil bli å finne på TINDVEDs nettside.